Privacybeleid

Wie we zijn

Allodia levert een Europees AI-platform dat koppelt met de eigen data, e-mail, agenda en bedrijfssystemen van klanten. Voor websitebezoekers en directe klanten is Allodia meestal verwerkingsverantwoordelijke voor account-, facturatie-, sales- en supportgegevens. Voor klantcontent die in het platform wordt verwerkt, treedt Allodia meestal op als verwerker namens de klant.

Welke data we verzamelen

We verzamelen alleen wat nodig is om de site te laten werken, verzoeken te beantwoorden, proefomgevingen aan te maken, het platform te leveren en de dienst veilig te houden.

• Contactgegevens zoals naam, zakelijk e-mailadres, bedrijfsnaam en berichtinhoud wanneer je contact opneemt of een demo aanvraagt.
• Aanmeld- en accountgegevens zoals je gekozen subdomein, plan, organisatie, authenticatiegebeurtenissen en basisgebruiksinformatie.
• Operationele data zoals logs, beveiligingsgebeurtenissen, aflevermetadata en diagnostiek die nodig zijn om de dienst te draaien en te beschermen.
• Klantcontent en data uit gekoppelde systemen alleen wanneer een klant ervoor kiest die systemen met Allodia te verbinden.

Hoe we data gebruiken

We gebruiken persoonsgegevens voor duidelijke zakelijke doelen en op AVG-grondslagen zoals uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang, toestemming waar vereist en wettelijke verplichtingen.

• Om vragen te beantwoorden, demo's te plannen en sales- of implementatiesupport te leveren.
• Om Allodia-omgevingen aan te maken, te beheren, te beveiligen en te verbeteren.
• Om abonnementen, facturatie, licentiechecks en administratieve berichten te verwerken.
• Om misbruik te detecteren, problemen op te lossen, audit-trails bij te houden en wettelijke verplichtingen na te leven.

AI-verwerking en klantdata

Allodia is bedoeld om AI-agents te laten werken op data die klanten zelf kiezen te koppelen. Klanten bepalen welke systemen, documenten en integraties beschikbaar zijn voor hun agents.

Allodia is EU-first. Het platform is ontworpen voor Europese hosting, AVG-naleving en jurisdictie-instellingen die beperken welke AI-, spraak-, infrastructuur- en integratieproviders data mogen verwerken.

We verkopen geen klantdata. We gebruiken klantcontent niet om foundation models van derden te trainen, tenzij een klant daar expliciet mee heeft ingestemd in een aparte instelling of overeenkomst.

Cookies en vergelijkbare technologie

We gebruiken noodzakelijke cookies en local storage voor sitefunctionaliteit, taalvoorkeur, beveiliging en sessiebeheer. Als we optionele analytics- of marketingcookies toevoegen, vragen we toestemming waar dat nodig is en leggen we die keuze duidelijk vast.

Verwerkers en doorgifte

We gebruiken zorgvuldig geselecteerde dienstverleners voor hosting, e-mailbezorging, beveiliging, betaling, support en AI-verwerking. Waar mogelijk geven we de voorkeur aan EU-aanbieders en verwerkingslocaties binnen de EU.

Wanneer persoonsgegevens de Europese Economische Ruimte verlaten, gebruiken we passende waarborgen zoals adequaatheidsbesluiten, Standard Contractual Clauses of klantspecifieke afspraken.

Subverwerkers

Om de dienst te leveren schakelen we een beperkt aantal subverwerkers in die persoonsgegevens namens ons en uitsluitend op onze instructie verwerken:

• AI-inferentie — EUrouter B.V., Jacob van Lennepstraat 78H, 1053 HM Amsterdam, Nederland: routeert verzoeken naar EU-gebaseerde AI-modelaanbieders onder een strikt zero-dataretentiebeleid.
• App- en databasehosting — Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Duitsland.
• Back-ups — TransIP, Vondellaan 47, 2332 AA Leiden, Nederland.
• Betalingen — Mollie (Nederland, EU): betalingsverwerking voor abonnementen en creditaankopen.

Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, contractuele verplichtingen, beveiliging, administratie en wettelijke bewaarplichten. Klantomgevingen kunnen worden verwijderd of geëxporteerd volgens de overeenkomst en productinstellingen van de klant.

Jouw rechten

Afhankelijk van je rol en locatie heb je mogelijk rechten onder de AVG. Als je data in een Allodia-omgeving van een klant staat, moeten we je verzoek mogelijk doorverwijzen naar die klant als verwerkingsverantwoordelijke.

• Inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens.
• Beperking van verwerking of bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
• Dataportabiliteit waar van toepassing.
• Het recht om een klacht in te dienen bij je lokale toezichthouder.

Beveiliging

We nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij het risico, waaronder tenant-isolatie, toegangscontrole, versleuteling tijdens transport, logging, providerchecks en beveiligingsgerichte ontwikkelpraktijken.

Google-gebruikersgegevens

Wanneer u een Google-account met Allodia verbindt, gebruikt uw AI-assistent Gmail, Google Agenda of Google Drive uitsluitend op uw eigen verzoek — bijvoorbeeld om uw e-mail te doorzoeken en samen te vatten, agenda-afspraken te lezen of in te plannen, of bestanden in uw Drive te vinden en aan te maken. We vragen alleen de minimale scopes die deze functies nodig hebben, en u kunt Google op elk moment loskoppelen via uw accountinstellingen of uw Google-account.

We delen Google-gebruikersgegevens uitsluitend met de dienstverleners die strikt noodzakelijk zijn om de door u gevraagde functie te leveren, en alleen voor dat doel:

• AI-modelaanbieders — wanneer u uw assistent vraagt iets te doen met inhoud uit Gmail, Agenda of Drive, wordt de betreffende inhoud verzonden naar het AI-model dat uw antwoord genereert. Deze aanbieders werken onder strikte no-retentievoorwaarden en bewaren uw prompts, invoer, modelantwoorden of uitvoer niet nadat het verzoek is voltooid.
• Hosting- en infrastructuuraanbieders die het Allodia-platform draaien en uw gespreksgeschiedenis opslaan. We hosten uitsluitend in zeer beveiligde datacenters in Duitsland en Nederland en slaan uw gegevens nergens anders op. Toegangstokens voor uw gekoppelde integraties worden versleuteld opgeslagen in onze database, en u kunt elke integratie op elk moment intrekken.

We delen, verzenden of openbaren Google-gebruikersgegevens niet aan andere derden.

Het gebruik en de overdracht door Allodia van informatie die via Google API's is ontvangen naar enige andere app voldoet aan het Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de Limited Use-vereisten. In het bijzonder:

• We gebruiken Google-gebruikersgegevens uitsluitend om de functies te bieden waar u binnen Allodia om vraagt.
• We gebruiken Google-gebruikersgegevens niet om algemene of niet-gepersonaliseerde AI- of machine learning-modellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen.
• We verkopen Google-gebruikersgegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties.
• We laten geen mensen uw Google-gebruikersgegevens lezen, behalve met uw specifieke toestemming, wanneer dit noodzakelijk is voor de beveiliging of om aan de wet te voldoen, of bij gegevens die zijn geaggregeerd en geanonimiseerd.

Contact

Vragen over privacy of gegevensbescherming kun je sturen naar info@allodia.eu. We sturen je verzoek naar de juiste persoon en reageren zo snel als redelijkerwijs mogelijk.